Archivio documentale - Maggio 2019
La funzione di archiviazione dei documenti si applica in modo trasversale a tutto il sistema.
Con questo modulo, è possibile archiviare in modo sistematico molti documenti (solitamente in formato PDF, ma non solo) che NON vengono generati dal sistema medesimo, come ad esempio:
L’elenco sopra esposto non è statico: il sistema è parametrizzabile, in modo da definire anche documenti di tipo diverso (non in elenco) che si desidera archiviare: la costante, è sempre il fatto che il documento dovrà essere abbinato a qualche informazione del sistema, altrimenti non potrà poi essere ritrovato.
Lo scopo principale è successivamente avere a disposizione, con un semplice clic, i documenti di uso frequente o anche sporadico, tramite la semplice pressione del pulsante “Visualizza Documento”, pulsante che compare in molti punti del sistema durante la normale consultazione dei dati.
I documenti da archiviare possono essere ricevuti già in formato PDF (ad esempio da mail del fornitore) oppure possono essere convertiti su file scannerizzando l’originale cartaceo.
L’archiviazione nel sistema può avvenire durante la registrazione del documento, o anche successivamente.
Per agevolare l’operazione, risulta utile predisporre una cartella, visibile per tutti, denominata “temporanea per archiviazione”. Ogni volta che si dispone di un nuovo documento che dovrà poi essere archiviato in questo sistema, occorrerà depositarlo nella cartella temporanea; quando poi si procederà alla effettiva registrazione del documento, ecco che l’operatore potrà semplicemente prelevare il documento dalla cartella temporanea per abbinarlo alla registrazione, eliminando l’originale dalla cartella temporanea.
Quando si archivia un documento, il suo nome originale può essere mantenuto, oppure può anche essere modificato per migliore comprensione durante la consultazione (spesso la scannerizzazione produce file con un nome non significativo).