FUNZIONALITA' DI INTERROGAZIONE E RICERCA DATI, ELABORAZIONE E STAMPA
STCommerce è ricco di funzionalità di ricerca ed aggregazione dei dati, funzioni mediamente uniformi e basate su una terminologia sempre uguale.
Ogni modulo contiene voci di menù dedicate alla consultazione dei dati. Ad esempio, nell’ambito contabile, vi sono funzioni di interrogazione delle registrazioni, del bilancio, dello scadenziario; nel menù Magazzino vi sono funzioni per la ricerca di movimenti di carico/scarico, di giacenze e disponibilità, ecc.
FUNZIONI STANDARD DI RICERCA
Queste funzioni sono riconoscibili per il fatto di mostrare pulsanti di navigazione ed esportazione sul lato sinistro, pulsanti tematici nella parte superiore, ed una banda di color marrone nella parte alta.
Inizialmente viene data la possibilità di impostare i “limiti” della ricerca (detti “Selezioni”). Poi, data la prima conferma, inizia la consultazione. I dati vengono esposti a video sotto forma di una griglia (righe e colonne), griglia che può essere riordinata, filtrata, esportata verso Microsoft Excel o formati simili, stampata, salvata in formato PDF, inviata per mail.
Dalla griglia, solitamente si può scegliere una riga ed entrare in dettaglio; il sistema presenta così una nuova griglia di informazioni nella quale vi può essere un ulteriore pulsante di dettaglio; con il pulsante “Indietro” si ritorna alla griglia superiore. Un po’ come succede durante la normale navigazione in pagine web.
Le funzioni di ricerca possono essere portate a tutto schermo, per sfruttare al massimo la disponibilità del monitor in uso.
FUNZIONI DI ELABORAZIONE E STAMPA
Sono funzioni più complesse, solitamente con un obiettivo più specifico. A volte l’elaborazione può durare a lungo, da qualche secondo a qualche decina di secondi.
Ad esempio la stampa del Bilancio di Verifica (in modulo Contabilità), offre diverse opzioni di elaborazione e di presentazione; alla conferma, avviene l’elaborazione e viene prodotto il file finale, che può essere visualizzato (la cosiddetta “Anteprima di stampa”), stampato, trasformato in PDF, inviato per mail.
Le funzioni di stampa solitamente si presentano con un pannello di lancio di colore verde chiaro, con dimensioni stabilite.
AREA PUBBLICA DOCUMENTI
Tutti i documenti prodotti dal sistema vengono silenziosamente trasformati in formato PDF, e depositati nella cosiddetta “Area Pubblica Documenti”. È una cartella stabilita, all’interno del server aziendale adibito allo scopo, organizzata e completamente gestita dal sistema. Al suo interno, in diverse sottocartelle, vi sono i documenti PDF.
Non è necessario per l’utente conoscere la struttura dell’Area Pubblica Documenti, in quanto non avrà mai l’esigenza di navigarla direttamente tramite Windows: durante la normale consultazione dei dati, si presentano automaticamente, e contestualmente, i pulsanti utili per la visualizzazione del documento PDF pubblicato.
La presenza della versione PDF del documento prodotto dall’azienda garantisce alcuni vantaggi:
- Il documento PDF viene pubblicato solo ed esclusivamente al momento della scrittura dei dati in archivio relativi al documento (ad esempio la fattura di vendita), oppure in occasione di una modifica dei dati del documento. In tal modo, il documento PDF coincide fedelmente con i dati in archivio, mantiene data ed ora di sua creazione ed ultima modifica, e mantiene la sua originalità grafica anche se successivamente i dati aziendali ed il logo venissero cambiati, o se venisse cambiato il metodo grafico di costruzione del modulo.
- L’eliminazione del documento in archivio rimuove automaticamente il documento PDF associato, come conseguenza.
- La visione del documento PDF avviene all’interno di una finestra di STCommerce, quindi senza aprire varie finestre a video provocando confusione.
- Dalla finestra di visione, il documento PDF può essere stampato ed inviato per mail. Ma non può essere eliminato.
I documenti standard prodotti dal sistema (moduli base) sono:
- ordine di acquisto
- conferma ordine di vendita
- foglio di allestimento ordine di vendita
- ddt in uscita
- fattura/nota credito al cliente
- sollecito di pagamento al cliente
Oltre a quanto appena elencato, molti altri documenti possono essere predisposti nel sistema, in occasione di eventi o dati specifici, documenti che diventeranno altrettanti files PDF, generati e depositati automaticamente nell’Area auto-gestita. Ciò viene deciso e programmato, in base alle specifiche esigenze aziendali.
MODULISTICA
Con il termine “modulistica” si intende l’insieme di informazioni tecniche e grafiche che, impostate nel sistema, consentono la produzione dei documenti emessi dall’azienda (ordini, ddt, fatture, etichette, ecc.).
STCommerce contiene un “motore” di stampa dei documenti, che letteralmente impagina dati fissi e variabili, e produce così l’immagine del documento.
Le specifiche tecniche per l’impaginazione grafica vengono denominate “Formato stampa”.
Con l’installazione del sistema viene fornito un set di formati stampa standard, senza logo e dati aziendali, utilizzabili per la stampa dei documenti classici (quelli già citati).
È cura poi dell’azienda, con l’aiuto del programmatore, personalizzare il formato stampa per ogni documento ufficiale che l’azienda desidera produrre con il sistema, inserendo immagini, dati fissi aziendali, ecc.
STAMPA DOCUMENTI IN LINGUA ESTERA
È possibile ottenere dal sistema la stampa dei documenti in altre lingue: francese, inglese, tedesco, ed altre, a condizione che i caratteri utilizzati siano presenti nella tabella ASCII STANDARD. Pertanto non è possibile stampare documenti in lingue rappresentate da simboli, come il cinese.
Le traduzioni vengono ipostate sul singolo formato stampa di ogni documento.
La stampa del documento in lingua estera è automatica, il meccanismo si attiva in base alla lingua impostata in anagrafica cliente o fornitore.
STAMPA ETICHETTE
È compreso nel sistema uno strumento di programmazione e stampa di etichette. Per ogni diversa etichetta desiderata, viene specificato il formato, il supporto sul quale verrà prodotta, ed i campi necessari per costruirne il contenuto.
Queste informazioni vegnono poi utilizzate dai sistemi standard già presenti per la stampa di etichette, che sono:
- Etichette relative all’anagrafica clienti o fornitori.
- Etichette relative all’anagrafica articoli e dati abbinati all’articolo.
- Etichette relative alle operazioni di inventario fisico.
- Etichette relative al documento di uscita merce.
- Etichette relative al documento di ingresso merce.
Questi sopra elencati, come detto, sono le funzioni già presenti, ma con la dovuta programmazione potenzialmente è possibile ottenere etichette relative a qualsiasi informazione presente nel Database.
Le etichette possono essere stampate su stampate laser (ad esempio su modulo A4 già diviso in etichette adesive), o su stampante termica (stampa su rotolo di etichette).
STAMPA SCONTRINI FISCALI
In occasione della vendita a privati (con l’uso del modulo specifico), può essere sfruttata la capacità del sistema di produrre lo scontrino fiscale, direttamente emesso sul dispositivo di cassa, collegato ad un Personal Computer. Lo scontrino può essere dettagliato o sintetico.
I modelli di registratore di cassa già trattati sono:
- Italiana Macchi
- RCH
- Ditron