BASE DATI UNICA - Archivio anagrafico trasversale
BASE DATI UNICA
Il concetto di base dati unica è fondamentale.
Significa che l’archivio dati è uno solo, indipendentemente da quali moduli siano stati attivati.
Le informazioni in archivio sono sempre citate una sola volta; per fare un esempio, l’anagrafica del cliente è composta di informazioni utili a più ambiti (contabile, commerciale, per le spedizioni), pertanto l’archivio clienti non fa parte di un modulo del sistema bensì è parte integrante del sistema.
Esistono molte tabelle e diversi archivi anagrafici, che vengono utilizzati in modo “trasversale” da tutto il sistema, come ad esempio:
- anagrafica clienti e fornitori
- anagrafica agenti
- anagrafica articoli di magazzino
- tabelle di classificazione clienti e fornitori
- tabelle di classificazione articoli
- tabelle di impostazione funzionamento e numerazione dei documenti emessi dall’azienda
- tabelle di impostazione meccanismi a livello generale
Esistono di conseguenza funzioni di controllo e manutenzione dei dati anagrafici di base, perché non serve solo inserire o modificare informazioni, ma occorre anche trovare informazioni, farne manutenzione in modo agevolato e massivo, controllarne la congruenza.
Ad esempio può essere utile creare una nuova anagrafica articolo copiando i dati da uno esistente, oppure trovare anagrafiche clienti e fornitori tramite la partita iva errata, ecc.
Alcune tabelle sono di fondamentale importanza, e sono usate da tutti i moduli e di fatto governano l’uso del sistema:
- Causali di movimentazione magazzino. È una tabella precaricata, specifica ogni singola diversa motivazione di carico o scarico di materiale. La causale è identificata da un codice ed una descrizione, e possiede un criterio di funzionamento ed aggiornamento dei dati, affinché vi sia una coerenza complessiva.
- Tipologie di documenti trattati. È una tabella tecnica con l’insieme di informazioni ed impostazioni che regolano in profondità la registrazione di documenti ed il loro flusso e ciclo di vita.
- Aliquote iva, condizioni di pagamento, banche ed agenzie, nazioni, lingue estere. Anche in questo caso si tratta di tabelle utilizzate in molti ambiti del sistema, sia verso il rapporto con l’esterno dell’azienda, sia nell’organizzazione interna.
- Depositi merce, categorie merceologiche. Per gestire gli articoli, in pratica le due tabelle indicano “dove risiedono” e “di cosa di tratta”. Sono informazioni indispensabili per la gestione delle giacenze, per ottenere un inventario valorizzato sintetico, e per operare svariate opzioni di ricerca e manutenzione dei dati.